Event Management - Proforma Advisory

Home > Event Management

APA YANG MEMBUAT EVENT ITU SPESIAL

Apa yang membuat event menjadi spesial adalah karena event menciptakan pengalaman yang berada diluar kebiasaan dari rutinitas kehidupan sehari-hari. Events diharapkan dapat menciptakan kesan yang abadi yang akan diingat sepanjang masa oleh orang-orang yang hadir dengan cara yang dapat anda rasakan.

Apa yang membedakan event dari kegiatan biasa adalah adanya sesuatu yang diluar kebiasaan rutinitas kehidupan sehari-hari. Event biasanya menyenangkan, merupakan peristiwa keramaian yang menjadikan hiburan, kesenangan, dan sosialisasi sebagai fokus utama. Salah satu sasaran yang ingin dicapai dari penyelenggaraan Events adalah membangkitkan perasaan dan menciptakan pengalaman yang benar-benar unik. Baik pengalaman berupa makan malam yang menyenangkan, pertunjukkan yang menghibur maupun hanya kumpul-kumpul teman dan kerabat

Satu event yang diselenggarakan dapat meliputi acara seperti pesta musik, gathering, olah raga, hobbi, meeting, seminar, upacara atau perjamuan resmi, namun interaksi sosial dan kegembiraan peserta menjadi tujuan dan alasan utama diadakannya event. Inilah kenapa Events menjadi spesial. Karena tidak seperti rutinitas sehari-hari, tujuan utama dari kebanyakan events adalah pengalaman akan kegembiraan dan interaksi individu.

Satu pemahaman penting untuk menciptakan sebuah event adalah apa yang anda lakukan untuk acara tersebut dan apa yang anda harapkan akan terjadi dari semua perencanaan yang telah dilakukan jauh sebelum tanggal pelaksanaan event itu sendiri. Perencanaan berada diatas segalanya untuk menciptakan pengalaman yang anda inginkan. Sedikit yang anda lakukan, maka sedikit pula yang anda dapatkan.

Ada hubungan langsung antara perencanaan atau kurangnya perencanaan dengan keberhasilan setiap event. Anda akan benar-benar mendapatkan event seperti yang direncanakan. Anda dapat menentukan keberhasilan event anda sendiri dengan memperluas perencanaan dan melanjutkannya dengan pelayanan atau jasa yang membantu anda dalam event tersebut.
HAL-HAL YANG PENTING

Bagi siapa saja yang merencanakan events, khususnya bagi mereka yang pertama kali menyelenggarakan event, terjebak ke dalam hal-hal yang tidak penting dan terlalu bersemangat dalam perencanaan merupakan hal yang biasa dan sudah dapat diduga. Namun terkadang kita tetap kehilangan fokus dan membuat diri kita secara emosional terkuras seiring dengan waktu penyelenggaraan event, walaupun perhatian terbaik telah kita berikan.

Jika anda sudah mulai terbebani oleh segala perencanaan sebaiknya anda coba lihat kembali gambaran besarnya mengenai apa yang paling penting dan apa yang coba anda selesaikan sangatlah menentukan untuk menyelenggarakan event dengan lancar dan tepat waktu. Kadang-kadang mencurahkan seluruh perhatian pada detil dan aspek-aspek material event akan membuat diri mereka lari dan yang lain terkuras secara emosi dengan semakin dekatnya tanggal pelaksanaan event.

Cara yang paling baik untuk tetap menjaga semangat selama fase perencanaan adalah dengan menentukan dari awal untuk fokus pada apa yang penting dan tetap menjaga gambaran besar dalam benak anda dan tidak terlalu berusaha keras untuk hal-hal yang kecil.

Apa yang penting bagi seseorang belum tentu bagi orang lain, namun tidak menentukan apa yang penting bagi anda atau bagi event yang akan dilaksanakan akan menyebabkan terkurasnya segala perasaan dan juga finansial.

Kebanyakan orang yang terbebani oleh rencana tidak pernah membicarakan mengenai apa yang benar-benar penting bagi mereka atau bagi event itu sendiri. Karena mereka tidak fokus pada gambaran besarnya mengenai apa yang penting dan terjebak oleh sesuatu yang “Printilan” yang tidak memiliki dampak yang lama dan mendalam untuk menghasilkan event yang sukses selain daripada hanya pengendalian emosi dan menyibukkan diri. Beberapa orang yang menghabiskan sumber daya untuk melaksanakan hal-hal kecil itu seringkali mengabaikan aspek yang utama dalam menghasilkan atmosfir event yang luar biasa dan mengabaikan aspek personal yaitu kegembiraan dari tamu yang datang.

Dan yang kedua, beberapa orang yang saya amati sangat fokus pada keuangan tentang apa yang mereka belanjakan dan membiarkan hal ini sangat menguras perasaan sampai mereka sakit pada hari event dilaksanakan. Sedangkan yang lainnya yang saya amati sedemikian terbebani oleh keterbatasan finansial sehingga mereka sedikit atau malah tidak memberi perhatian untuk menghasilkan suasana yang luar biasa menyenangkan bagi pengunjung sehingga event menjadi membosankan dan benar-benar tidak menyenangkan.

Hasil dari kedua pengamatan tersebut sama, pelaksana event yang terbebani, terkuras secara emosional, dan tidak benar-benar menikmati dari potensi yang sebenarnya mereka miliki.

Kesimpulannya, jika seseorang tidak memiliki gambaran yang jelas dan tepat mengenai apa yang penting dari event mereka sendiri dapat membawa diri mereka mengalami dilema atau perasaan terbebani. Oleh karena itu event utamanya harus fokus pada kehidupan individu dan bukan pada material yang digunakan untuk event. Tetap fokus pada tujuan dan aspek yang paling penting dari event dan tidak terbebani oleh kebutuhan. Perencanaan yang mendetil akan membantu membuat hari pelaksanaan event menjadi menyenangkan dan menjadi sebuah pertunjukkan yang luar biasa. Melihat kembali apa yang penting bagi anda dan event anda merupakan langkah paling awal untuk mencapai event yang benar-benar sukses. Tetap fokus pada “Apa Yang Penting”, akan memastikan event anda berhasil dan juga menjaga emosional anda.
BANTUAN ORANG-ORANG PROFESIONAL

Mengapa harus mempekerjakan profesional? Bagi beberapa orang jawabannya sudah jelas dan yang lain menjawab karena lebih cepat. Profesional biasanya terlatih dan berpengalaman untuk mengadakan atau menjadi bagian event. Seluruh pengalaman, pemahaman akan detil, pekerjaan, bakat, dan perencanaan yang dimiliki oleh seorang profesional siap digunakan untuk melaksanakan event anda. Mempekerjakan orang yang kurang berpengalaman dan dibawah standar akan mengurangi pelayanan yang pada akhirnya akan mengurangi keberhasilan keseluruhan event.

Beberapa bidang jasa dibandingkan bidang yang lain akan terasa perbedaan yang mencolok jika kita menggunakan entitas yang kurang pengalaman, kurang berbakat, dan kurang kualifikasinya dibandingkan dengan menggunakan profesional. Jika kita mengurangi biaya penyelenggaraan event bisa menghemat dan merupakan hal yang penting, namun mengurangi kualitas dan pengalaman yang dibawa seorang profesional pada event anda akan sangat menurunkan keberhasilan event dan akan dianggap tidak layak. Profesional yang sebenarnya akan memberikan perhatian penuh pada detil sehingga akan membawa kenyamanan pada yang tuan rumah yang akan mengontrak jasa mereka.

Secara keseluruhan mempekerjakan profesional bisa jadi akan memakan lebih banyak biaya dari non profesional, tetapi mereka umumnya memiliki kualitas pelayanan yang lebih baik yang membuat sukses event secara keseluruhan. Memang benar kalimat yang terkait dengan special event bahwa seseorang akan mendapatkan apa yang dia bayar. Mempekerjakan profesional bukanlah sebuah keharusan bagi event anda, namun tetap harus dipertimbangkan dengan serius.

WORKSHOP & TRAINING

Kami dari Proforma Advisor memiliki modul untuk berkontribusi kepada staff/karyawan perusahaan anda dalam memahami sebuah event management yang semoga sangat bermanfaat bagi perusahaan anda. modul kami meliputi seperti bagan dibawah ini.